Staż pracy na nowych zasadach – od 1 maja przepisy obejmą już wszystkich pracodawców

1 maja 2026 roku w firmach prywatnych zaczną obowiązywać zmiany w Kodeksie pracy, które poszerzają sposób obliczania stażu pracy.

Te przepisy od 1 stycznia 2026 r. obejmują już osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych. Mogą one zwrócić się do pracodawcy, aby doliczył im do stażu pracy okresy innej aktywności zawodowej niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

Co ważne, nowe regulacje nie dotyczą stażu emerytalnego. Nie wpływają na prawo do emerytury ani na sposób obliczania jej wysokości – informuje Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim.

Do ZUS wpłynęło do 28 kwietnia blisko 640 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces jest maksymalnie zautomatyzowany. ZUS wydał ponad 1 mln zaświadczeń.

Zasady

Kodeks pracy wskazuje okresy, które można zaliczyć do stażu pracy pod warunkiem, że osoba, która się o to ubiega, uzyska z ZUS stosowne zaświadczenie. Są to okresy, kiedy taka osoba:

1. opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z osobą prowadzącą tę działalność,
2. była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, z tytułu:

• umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,

1. była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez okres pierwszych 6-ciu miesięcy prowadzenia tej działalności (tzw. ulga na start),
2. opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą (wymienioną w punkcie 3),
3. miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,
4. miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem jako osoba współpracująca.

Wniosek o zaświadczenie i odpowiedź ZUS

Wniosek o zaświadczenie można złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą konta w systemie teleinformatycznym Zakładu (eZUS). Od 1 stycznia 2026 r. na eZUS jest dostępny „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dodał w menu bocznym nowy kafelek, który prowadzi bezpośrednio do formularza wniosku USP. Dzięki temu znalezienie i złożenie właściwego wniosku jest wygodniejsze i szybsze.

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik otrzymuje informację. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji. Jeśli osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). Aby sprawdzić autentyczność zaświadczenia na stronie internetowej ZUS, trzeba, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link 

Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik, którego ono dotyczy, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę.