Jawność wynagrodzeń: 4 procedury HR, które musisz zaktualizować już teraz, aby przygotować się na kolejny etap

Wraz z wejściem w życie pierwszego etapu przepisów o jawności wynagrodzeń — ustawy z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), obowiązującej od 24 grudnia 2025 r., pracodawców czeka istotna zmiana, która docelowo wykroczy daleko poza proste dodanie widełek płacowych do ofert pracy. Docelowo przepisy wdrażające dyrektywę 2023/970 wymuszą głęboką przebudowę wewnętrznych procesów w firmie – poczynając od sposobu konstruowania ogłoszeń i prowadzenia rozmów rekrutacyjnych, aż po zasady przyznawania podwyżek.

Kluczowe jest jednak rozróżnienie dwóch etapów wdrożenia. Etap pierwszy — dotyczący wyłącznie procesu rekrutacji — już obowiązuje (procedury nr 1 i 2 poniżej). Etap drugi — obejmujący wewnętrzną architekturę wynagrodzeń, prawo pracowników do informacji o płacach i raportowanie luki płacowej (procedury nr 3 i 4) — ma zostać wdrożony projektem ustawy UC127, który na dzień publikacji nie został jeszcze uchwalony. Termin transpozycji dyrektywy (7 czerwca 2026 r.) już minął, a Polska pozostaje w zwłoce legislacyjnej; wobec pracodawców prywatnych przepisy dyrektywy nie wywołują przy tym skutku bezpośredniego. Procedury nr 3 i 4 należy więc traktować jako przygotowanie na nadchodzący obowiązek, a nie jako obowiązek już egzekwowalny.

Pracodawca powinien podejść do tematu poważnie, zachować zgodność z prawem pracy i uniknąć roszczeń ze strony pracowników. W tekście przedstawiam 4 kluczowe procedury HR, które warto zaktualizować lub przygotować w swojej firmie.

Obowiązek informacyjny (art. 18(3)ca Kodeksu pracy) można spełnić, między innymi, w samym ogłoszeniu o pracę, ale równie ważne jest to, że działy HR muszą zaktualizować nazwy stanowisk, aby były one neutralne pod względem płci. Najlepszymi rozwiązaniami będą tutaj:

• zastosowanie dwóch form oddzielonych ukośnikiem/przecinkiem (męskiej i żeńskiej), np. programista/programistka;
• używanie nazw opisowych, takich jak „osoba zarządzająca biurem” czy „osoba zajmująca się księgowością”.

Zgodnie z art. 18(3)ca Kodeksu pracy, to po stronie pracodawcy leży obowiązek poinformowania osoby starającej się o zatrudnienie o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale w sposób zapewniający prowadzenie świadomych i przejrzystych negocjacji. Co ważne, jeśli informacja o wynagrodzeniu nie znalazła się w opublikowanym ogłoszeniu o pracę, procedury rekrutacyjne muszą przewidywać inny moment przekazania tej informacji kandydatowi (najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną, a w razie jej braku — przed nawiązaniem stosunku pracy). Można to zrobić np.:

• poprzez przesłanie informacji drogą mailową przed rozmową;
• wręczenie takiej informacji tuż przed rozmową kwalifikacyjną.

Kluczowe jest jednak to, aby kandydat miał chwilę na zapoznanie się z przedstawionymi danymi i zastanowienie w celu podjęcia korzystnych dla siebie negocjacji. Informacja nie musi mieć formy „widełek” — dopuszczalne jest podanie jednej, początkowej kwoty wynagrodzenia; przedział musi jednak być oparty na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach.

Jest to chyba jedna z najbardziej odczuwalnych zmian w codziennej pracy działów HR. Nowelizacja Kodeksu pracy (zmiana w art. 22(1) § 1 pkt 6 k.p.) wprowadza wyraźny zakaz żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu w jego obecnym, a także w poprzednich stosunkach pracy. Zakaz dotyczy żądania takich informacji — samo dobrowolne podanie ich przez kandydata nie stanowi naruszenia po stronie pracodawcy.

Kolejnym obowiązkiem — wynikającym z art. 6 dyrektywy 2023/970 i przewidzianym do wdrożenia w ramach projektu ustawy UC127 — będzie zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do kryteriów stosowanych przy określaniu ich pensji, a także ustalaniu poziomów i progresji wynagrodzeń. Co istotne — kryteria te mają być obiektywne i neutralne pod względem płci.

Co to będzie oznaczać w praktyce dla działów HR i kadry zarządzającej po wejściu w życie przepisów wdrażających?

• wdrożone zasady powinny pozwalać na precyzyjne porównanie wartości różnych stanowisk wewnątrz tej samej struktury organizacyjnej firmy;
• struktury wynagrodzeń muszą być zaprojektowane tak, aby umożliwiały dokonanie oceny, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji pod względem wartości świadczonej pracy;
• wszystko to powinno opierać się na neutralnych płciowo systemach oceny.

W celu ułatwienia podmiotom z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) stosowania pojęcia pracy o takiej samej wartości, firmy te powinny opierać się na czterech podstawowych kryteriach:

• posiadane umiejętności;
• wkładany wysiłek;
• zakres odpowiedzialności;
• panujące warunki pracy.

Oparcie się na transparentnych i mierzalnych wskaźnikach ułatwi pracodawcy udowodnienie w razie kontroli lub sporu z pracownikiem, że wynagrodzenie jest ustalane sprawiedliwie. Warto pamiętać, że projekt UC127 przewiduje istotne przeniesienie ciężaru dowodu — w sporze o dyskryminację płacową to pracodawca będzie musiał wykazać, że różnica w wynagrodzeniu wynika z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów. Rzetelne wartościowanie stanowisk jest więc realną linią obrony na przyszłość, a nie jedynie formalnością.

Zgodnie z art. 7 dyrektywy 2023/970 (przewidzianym do wdrożenia projektem UC127) pracownicy zyskają prawo do występowania o informacje dotyczące ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzeń w odniesieniu do kategorii osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, w podziale na płeć. Dla działów HR będzie to oznaczać konieczność stworzenia sformalizowanej procedury obsługi tego typu wniosków – od wyznaczenia osób odpowiedzialnych za ich rozpatrywanie, po ustalenie bezpiecznych kanałów komunikacji. Dyrektywa zakłada też coroczny obowiązek informowania pracowników o przysługującym im prawie oraz udzielania odpowiedzi w rozsądnym terminie.

Jednocześnie pracodawca zyska prawną ochronę, która pozwoli firmie wymagać od ubiegającego się o takie informacje pracownika, aby uzyskane dane nie były wykorzystywane do jakichkolwiek innych celów niż te polegające na egzekwowaniu prawa do równego wynagrodzenia. Zastrzeżenie: uprawnienie to wynika z art. 7 ust. 3 dyrektywy i również wejdzie w życie dopiero wraz z ustawą wdrażającą — nie jest to instrument dostępny pracodawcy już dziś. Ponadto warto, żeby Twoja firma z wyprzedzeniem przygotowała odpowiednie procedury i klauzule przy przekazywaniu tych informacji. Pozwoli to Twojemu przedsiębiorstwu zabezpieczyć się przed niekontrolowanym wyciekiem danych finansowych (np. do konkurencji) lub wykorzystywaniem ich w prywatnych sporach niezwiązanych z dyskryminacją płacową.

Uwaga na przyszłość: projekt UC127 przewiduje również zniesienie mocy prawnej klauzul poufności wynagrodzeń (w zakresie własnego wynagrodzenia pracownika, dla celów egzekwowania równej płacy) oraz obowiązek raportowania luki płacowej dla pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Te elementy — obok odwróconego ciężaru dowodu — będą dla firm poważniejszym wyzwaniem niż same kary administracyjne, dlatego audyt struktury wynagrodzeń warto rozpocząć już teraz.

Źródło: https://paluckiszkutnik.pl/nowe-obowiazki-pracodawcow-jawnosc-wynagordzen/

https://paluckiszkutnik.pl/specjalizacje/prawo-pracy-praca-tymczasowa/

(Materiał partnera)